Liaisons hiérarchiques et rattachement hiérarchique :
L’agent est rattaché hiérarchiquement au Directeur en Charge des Affaires Médicales et à l’attachée d’administration hospitalière (sauf pendant l’absence liée au congé maternité).
Liaisons fonctionnelles :
L’agent travaille directement avec la gestionnaire des Affaires Médicales en poste, et avec laquelle le travail est réparti et exécuté en étroite collaboration.
L’agent est en lien avec le personnel des ressources humaines, notamment du service de la paie.
Il entretient également des liens étroits avec l’ensemble des secrétariats médicaux du Centre Hospitalier, le secrétariat des Ressources Humaines, le secrétariat de la Direction Générale et des praticiens de l’établissement et internes de l’établissement.
L’agent est en charge des missions permanentes suivantes :
Gestion et suivi de la paie des personnels médicaux :
De façon générale, l’agent est en charge de la préparation et de l’enregistrement de l’ensemble des éléments de paie des personnels médicaux.
Suivi du temps de travail des praticiens :
- Gardes : vérification des tableaux mensuels, comptabilisation et calcul des gardes, enregistrement sur le logiciel de paie.
- Plages additionnelles : vérification des plannings, comptabilisation, calcul et enregistrement sur le logiciel de paie.
- Congés : suivi, gestion et enregistrement sur le logiciel de paie.
- CET : suivi, gestion et enregistrement sur le logiciel de paie.
Gestion de l’intérim médicale et des vacataires :
- Relai des demandes d’intérim des services auprès du Directeur et de l’Attaché en charge des Affaires Médicales.
- Transmissions des demandes auprès des agences d’intérim partenaires et information en retour des chefs de service (appels téléphoniquement).
- Suivi des factures liées à l’intérim médical et mandatement.
- Tableau de bord de suivi de l’intérim médical
- Rédaction des contrats des médecins vacataires
Gestion administrative des dossiers des agents :
- Recrutement : constitution des dossiers administratifs, rédaction des contrats, fiche d’intégration, note d’information et enregistrement dans le logiciel de paie.
- Suivi des dossiers des stagiaires associés : recrutement, rédaction de conventions d’accueil, enregistrement sur le logiciel de paie.
- Internes : rédaction des décisions de nomination, constitution des dossiers, gestion et enregistrement sur le logiciel de paie.
- Dossier de retraite : constitution du dossier et enregistrement sur le logiciel de paie, gestion et remplissage des dossiers Ircantec.
- Formation : suivi des factures, des frais de déplacement et mandatement. Préparation des commissions de formation.
- Dossier Médicaux : Gestion des CLM, CLD, mi-temps thérapeutique et enregistrement sur le logiciel de paie.
- Suivi des modifications de statut : classement des contrats dans le dossier administratif, vérification et enregistrement sur le logiciel de paie.
- Suivi des changements d’échelon : suivi et enregistrement sur le logiciel de paie.
- Suivi des primes d’engagement de service public exclusif : vérification et enregistrement sur le logiciel de paie.
- Dépôt sur le logiciel de la paie de l’ensemble des pièces justificatives.
Autres missions:
-Grèves : suivi et gestion.
- Elections des représentants médicaux à la CME : soutien à la préparation.
- Aide au remplissage d’enquêtes/études en lien avec l’Attaché et le Directeur en charge des Affaires Médicales.
- Simulations salariales dans le cadre de recrutements, changement de statuts sur demande du praticien ou du Directeur/Attaché en charge des Affaires Médicales.
- Veille législative et réglementaire en collaboration avec le Directeur et l’Attaché en charge des Affaires Médicales.
- Accueil et renseignement des praticiens : situations administratives, explications de fiche de paie…
- Rédaction d’attestations sur demande des praticiens, rédaction de courrier à la demande de l’attaché ou du Directeur.
- Actes de gestion des praticiens hospitaliers
- suivi des conventions médicales
- Relations avec la mairie, la préfecture notamment pour les titres de séjour.